Railnet

Príručka dobrého organizátora a návštevníka akcie

Akcie | Marian , 07. 08. 2007 (5815 zhliadnutí)
V poslednom čase veľmi často počúvam rozpačité, alebo dokonca kritické pripomienky od návštevníkov, ale aj organizátorov rôznych akcií. Občas to dokonca vyzerá, že kontakt týchto dvoch strán sa vylučuje. Kde sa stala (stáva) chyba? Na začiatku konfliktov bývajú dve skupiny. Prvá, ktorá chce prezentovať svoje aktivity (svoj pohľad na vec) a druhá, ktorá je zvedavá a chce niečo vidieť, skúsiť, pochopiť... Tieto dve skupiny sa určite potrebujú, ale je veľa vecí, ktoré treba urobiť, aby bola spokojnosť na oboch stranách.

Od čias, kedy bývalo okrem povinných akcií (Prvý máj, SNP, VOSR...) iba pár akcií pre verejnosť prešlo už dobrých pár rokov. Okrem toho sa odvtedy pridali aj iné možnosti strávenia voľného času a tak dnes organizátor akcie hneď na začiatku čelí otázke, či bude jeho akcia príťažlivá pre verejnosť. Je tá aktivita dostatočne zaujímavá? Možno si poviete, že ak urobíme nejakú akciu z recesie, ktorá nás nič aj tak nebude stáť, tak to je úplne jedno... Ale aj recesistov by aktivita asi omrzela, ak by nemala divákov (lebo inak sa môžu baviť sami a na to nemusia robiť verejnú akciu...) A tu sa vynára základná otázka nad akciou: CIEĽ.

Prečo je dôležitý cieľ akcie.

Predstavte si, že z luku vystrelíte do oblohy šíp. Iba tak bez cieľa. To, že šíp vyletel si všimne iba niekto, kto stojí tesne pri Vás (spoluorganizátor „akcie“ ?). Predpoklad, že šíp zasiahne cieľ je taká, ako to, že zasiahne Vášho spoluorganizátora (sponzora...) a urobí viac škody, ako osohu a akcia sa môže nakoniec obrátiť proti Vám. Takto to je aj s organizovaním akcie, kde nie je jasný cieľ.

Čo sú a čo môžu byť skutočné ciele akcie.

Ak zavítate cez víkend do obchodného domu, zistíte, že sa tu konajú rôzne akcie. Ochutnávky tovarov, ankety, program pre deti... U niektorých aktivít je Vám jasné na prvý pohľad o čo ide - ak Vám niekto dáva ochutnať sáčkovú polievku, tak mu asi nejde o zahnanie Vášho hladu, i keď aj takto by to mohol niekto pochopiť. Ak sa dáte nahovoriť na anketu, tam je to oveľa ťažšie, zväčša nezistíte o čo v ankete ide. Ak Vás po čase osloví nejaká firma, možno Vám svitne, že anketár iba zisťoval, či ste vhodná cieľová skupina na ponuku určitého produktu. A bezplatný program pre deti? Prečo to asi tá agentúra robí? .... zvyšovať spokojnosť (a tým návštevnosť a obrat obchoďáku) sa dá rôzne - aj zaplatením agentúry, ktorá vyrobí program.

Rovnako aj my si musíme pred akciou povedať, aké máme ciele a ako si môžu z našich aktivít naše ciele návštevníci predstaviť. Často môže prísť totiž k omylu. Napríklad pred dvoma rokmi istý denník priniesol informáciu, že v Bojniciach sa zbohatlíci prezentovali svojimi drahými hračkami, na ktoré i tak bežný chudobný občan nemá. Pritom išlo o verejné stretnutie modelárov, ktorí ukazovali, že aj s pomerne malými prostriedkami jednotlivca je možné spoločnými silami vytvoriť veľkú spoločnú vec (ktorá má dokopy určite miliónovú hodnotu)...

Takže prvá otázka pre organizátora:

1. Čo sú naše ciele a aké ciele má akcia.


Zbierka drahých hračiek zbohatlíkov, alebo lacná forma model
Zbierka drahých hračiek zbohatlíkov, alebo lacná forma modelárstva?

Cieľová skupina návštevníkov.

Rovnako, ako jasný cieľ akcie, musí byť organizátorovi jasné PRE KOHO akciu organizuje. Ťažko predpokladať, že bude úspešná náborová prezentácia cyklomaratóncov v dome dôchodcov (aj keď by si určite penzisti radi pospomínali, ako na bicykloch za mladi brázdili prašné cesty Slovenska...)

Ak si určíme hlavnú cieľovú skupinu nami poriadanej akcie, môžeme premýšľať, či existuje aj nejaká iná doplnková cieľová skupina (ktorá sa napríklad v budúcnosti môže stať hlavnou skupinou...) Napríklad, ak robíme akciu pre malé deti, tak ako zaujať doprovod – rodičov? Ak robíme akciu pre pánov, ako zaujať dámy, ktoré prídu s pánmi...

Po vyjasnení cieľa akcie druhá otázka pre organizátora:

2. Kto je cieľovou skupinou akcie, koho očakávame?


Na akciu pre špecificky orientovanú skupinu je pomerne ťažké
Na akciu pre špecificky orientovanú skupinu je pomerne ťažké nalákať doplnkovú skupinu divákov. Ak, tak jedine bohatými sprievodnými aktivitami – ale aj to sa dá...

Čo môžeme a musíme cieľovej skupine ponúknuť.

Tradičnou odpoveďou organizátorov býva, že ukazujeme naše hobby, náš pohľad na...

Ak niekto namietne, že či to nie je málo, tak ostane zväčša organizátor zarazený a pýta sa, čo by asi tak mal ponúknuť.

Informácie


V prvom rade sú to informácie, tých nie je nikdy dosť. Musia byť vo všetkých dostupných médiách, čím viac, tých lepšie a niekedy tie najviac netradičné najviac prilákajú účastníkov ( Internet, tlač, rozhlas, televízia, plagáty, letáčiky...) Nemyslite si, že na všetko je treba veľa peňazí, občas stačí zatelefonovať do príslušnej redakcie a radi Vás pozvú aj do priameho vysielania. Pripravte si vyhlásenie pre médiá a pošlite ho do redakcií (každý novinár sa poteší, ak nemusí zháňať informácie a má ich naservírované).

Zábavu


Vo svojom voľnom čase návštevníci očakávajú, že sa budú dobre cítiť a zabávať, nechcú riešiť žiadne problémy, ale vnímať pozitívnu atmosféru. Ale iba pasívne pozeranie dlho nebaví...

Pocit výnimočnosti


Každý sa rád pochváli, čo zažil, každý je rád, že nie je jeden z milióna, doprajme tento pocit návštevníkovi, chceli sme ho, tak si ho vážme a hýčkajme.

Základný servis


Každý človek počas akcie vyhladne, vysmädne, potrebuje výhľad na dianie, potrebuje tieň, toalety, tečúcu vodu..., ak tieto základné a nevyhnutné veci chýbajú, často pokazia celkovo kladný dojem. Mimochodom na veľkej akcii by určite nemala chýbať zdravotnícka služba...

Tretia otázka organizátora:

3. Čo ponúkame cieľovej skupine účastníkov?


Veľmi dobrá aktivita (atrakcia) pre deti aj dospelých
Záhradná železnica a v pozadí za plachtou WC na akcii Rendez 2007 - Železnička je veľmi dobrá aktivita (atrakcia) pre deti aj dospelých, avšak ako po návšteve WC, tak aj prevezení sa s mašinkou boli veľmi časté otázky návštevníkov kde nájdu umyvárku...

Kedy a kde sa akcia uskutoční

Najhorším variantom organizovania akcie je jednodenná akcia pod holým nebom. Môžeme si akciu akokoľvek pripraviť, ale ak je viazaná napríklad na zasnežený svah a snehu niet, akcia nebude (spomeňte si koľkokrát už odvolali Biatlon v Osrblí...). Ak organizujeme akciu na odľahlom mieste a predpokladáme návštevnosť 1000 ľudí, tak musíme zabezpečiť hromadnú dopravu a okrem toho aj dostatočne veľké parkovisko pre tých, ktorí prídu autom. Ak prichádzajú účastníci vo vlnách (MHD), zvládame rýchly (vstup) predaj vstupeniek? Ak je to v centre mesta, nezablokujeme našou akciou celé okolie? Je vhodné urobiť našu akciu v pracovný deň od 12:00 do 17:00 ?

Štvrtá otázka organizátora:

4. Kedy, kde a o koľkej je vhodná akcia?


Daždivé počasie je nočnou morou organizátora
Daždivé počasie je v prípade akcie konanej vonku nočnou morou organizátora...

Krízový plán

Iba hlupák sa domnieva, že čo sa naplánuje, tak všetko sa podarí urobiť. Preto je dôležité, aby sme už pri plánovaní akcie premýšľali, ako budeme riešiť výpadky techniky, počasia, personálu. Ak je napríklad naša akcia v nedeľu poobede a nosným prvkom akcie je dataprojektor, tak môžeme počítať na 50 %, že práve vtedy, keď všetci spokojne po úvodných slovách sadnú do kresiel, že dataprojektor zlyhá... A tak je to so všetkým (aj hlavného organizátora môže ráno pred akciou zraziť auto...). Ak nemáme náhradné riešenie vzniknutých problémov, môžeme našu akciu odvolať (a utŕžiť hanbu). Pri plánovaní akcie treba premýšľať nielen ako riešiť výpadky pri organizácii, treba si rovnako položiť otázky, čo sa udeje, ak vznikne požiar, stratí sa dieťa...

Piata otázka organizátora:

5. Aké sú náhradné riešenia?


Aký ciel má účastník akcie

Túto otázku, hoci je to divné si rovnako musí položiť organizátor. Ako som naznačil v úvode, dnes si našťastie môžu takmer každý deň ľudia vyberať, na ktorú akciu prídu. Z pohľadu účastníka obrovská výhoda, ale z pohľadu organizátora veľká výzva. Aby sme pri takýchto konkurenčných akciách získali nejakých návštevníkov, musíme pri organizovaní akcie začať premýšľať, ako účastník. Ak predpokladáme, že príde zvedavý návštevník, musíme všetko pripraviť tak, aby (pokiaľ to dovolí bezpečnosť) mohol účastník všade „strčiť nos“. Ak to nie je možné, je potrebné všetko rozumne zdôvodniť a podložiť argumentmi, ale hlavne je potrebné na takéto veci myslieť dopredu a nebezpečné plochy oddeliť od návštevníkov (ak sa pridajú vysvetľujúce letáčiky, je to tým lepšie).


Pri akciách býva veľmi problematické dodržať kompromis
Pri akciách býva veľmi problematické dodržať kompromis medzi bezpečnosťou a možnosťou voľného pohybu (prístupu) účastníkov.

Na akcii Rendez 2007 bol napríklad veľmi vtipný nápad moderátora stretnutia, ktorý využil prizerajúcich ľudí na živú reťaz a tým vytvoril živú bariéru pri odchode vlaku. Rovnako je treba počítať s tým, že sa účastník nedokáže iba pozerať, najskôr začne používať jazyk (ťažké všetečné otázky, na ktoré treba pohotovo a slušne odpovedať), potom už účastník (hlavne detský) neobstojí a potrebuje pohyb – najlepšie svoj... Okrem toho treba myslieť na vedľajšie cieľové skupiny. Ak príde na akciu „hlava rodiny“ s manželkou a dvoma deťmi a ponúkaná aktivita ho zaujme, počítajte s tým, že o chvíľu máme na akcii unudenú ženu, zariadenie demolujúce staršie dieťa a uplakané mladšie dieťa... A toto nie je určite tá príjemná atmosféra, ktorú všetci čakali. Nehovoriac o tom, že ak sa nabudúce zmieni dotyčný pán, že by si ako rodina vyšli na podobnú akciu, tak hoci on bol spokojní, svojich ďalších členov rodiny tam už nedostane.... a tak sme prišli minimálne o štyroch účastníkov...

Šiesta otázka organizátora:

6. Čo od nás účastník očakáva, aký má cieľ jeho návšteva?


Pre deti občas stačí málo
Pre deti občas stačí málo – lano na súťaž v preťahovaní sa, beh cez prekážky... deti chcú byť hlavne stále v pohybe.

Čo očakáva organizátor od účastníka akcie

V prvom rade povinnú účasť a hlavne hŕbu peňazí ako vstupné a v dobrovoľných príspevkoch. Samozrejme pochvalu vo všetkých diskusných fórach. Okrem toho chodenie iba tam, kde si to organizátor predstavuje, prípadne ešte pomoc pri demontáži zariadení na konci akcie... Preháňam? Možno, ale aj takéto otázky sú vhodné a iba ich položením sa môžeme na dobrú akciu pripraviť. Hlavne sa musíme zmieriť s tým, že účastníci sú „iba“ ľudia a ich správanie je z veľkej časti davové, pudové a bezohladné (znie to hrozne, ale všetci sme ľudia – aj organizátori). Takže ak uvažujeme o tom, čo chceme od účastníkov, musíme uvažovať o tom čo ľudia chcú (všade byť prvý...), čo dokážu (preliezť, podliezť...)... Na toto všetko sa treba pripraviť, ale všetko musí byť v rámci slušnosti, nemôžete na každého účastníka pozerať ako na vandala, zlodeja...
PS: ak je na akcii predaj alkoholu, očakávajte minimálne na 100 zúčastnených (podľa druhu akcie) 5 – 20 spitých a tým nebezpečných návštevníkov (pre seba a okolie).

Siedma otázka organizátora:

7. Čo očakáva organizátor od účastníka akcie.


Na oddelenie bezpečného priestoru sa často používajú zábrany
Na oddelenie bezpečného priestoru sa často používajú zábrany, avšak kumulácia návštevníkov pri zábranách veľmi často končí ponosami divákov na nedostatočný výhľad a tlačenicu. Oveľa lepšie sú (aj keď improvizované) tribúny, alebo aspoň svahy, kde je možné výškové rozvrstvenie divákov (predpoklad, že vyšší pustia malých dopredu je nereálny a okrem toho zábrany bránia výhľadu prípadne na zemi sediacim divákom).

Ten istý priestor (dokonca bez zábran)
Ten istý priestor (dokonca bez zábran), v pozadí je improvizovaná vagónová tribúna...

A čo návštevník? Ten sa zaobíde bez otázok?

Samozrejme, že nie. Rovnako, ako organizátor, aj návštevník by mal najprv myslieť a až potom konať... V prvom rade by mal návštevník porozmýšľať o cieli svojej návštevy. Predaj alkoholu v stánkoch napríklad na akcii modelárov neznamená, že si treba pripiť so všetkými účastníkmi. Rovnako ak návštevník nepatrí k organizátorom nemal by ostatným svoj názor na danú problematiku vnucovať a hlavne nevyvolávať konflikty (ak má chuť hlásať iný názor, má aj on možnosť zorganizovať niečo podobné).
Akcie pre verejnosť sú rôzne, ale väčšinou ide o masu ľudí v malom priestore. Ak má potencionálny návštevník nepríjemné pocity z davu ľudí, alebo sa zle cíti na priamom slnku či vo vydýchanej miestnosti, mal by popremýšľať, či návšteva akcie stojí za možné nepríjemné pocity ( možno raz aj organizátori verejných akcií budú požadovať prehlásenie od účastníka, že je spôsobilý na účasť – ako na športových akciách...) Okrem toho niet „väčšej“ radosti organizátora, ako záchrana skolabovaného účastníka...
Deti a rodinný príslušníci... Hovorí sa, že na rozdiel od kamarátov si človek rodinu nevyberá. Práve toto býva veľmi často kameňom úrazu pocitov rodinných príslušníkov. Často partner (či partnerka) už na akciu prichádza namosúrený (-á), lebo má predstavu o nude... Rovnako je treba počítať s výdržou detí. Maximálne vydržia ovplyvňované tak hodinu... (vidieť na akcii zlostné dieťa, ktorého rodič umravňuje „výplatou“ po zadku nie je chyba dieťaťa, ale zlyhanie rodiča...) Je lepšia dohoda o podelení času. Radšej stráviť sám hodinu na akcii v kľude, ako dve hodiny za plaču detí a znechuteného partnera...


Otázky pre návštevníka:

a.) Aký je môj skutočný cieľ návštevy akcie?
b.) Mám schopnosti (duševné, telesné) potrebné na účasť na akcii?
c.) Vydržia so mnou na akcii v pohode moji rodinný príslušníci?


V každom prípade ako organizátor, tak aj účastník by mal byť veľmi tolerantný. Mal by pochopiť, že každý je iba človek a napätie, ktoré vzniká pri vzájomnom kontakte môže mať korene aj úplne inde, no vzájomný stret (potreba nedodaného) spustila lavínu emócií. Každý túži po pochvale a uznaní, ale veľmi málo ľudí vie iných pochváliť a oceňovať, to sa zatiaľ v našich končinách "nenosí"...


Ak predpokladáte, že ja (my) vieme pripraviť podľa tohto manuálu bezchybnú akciu, tak sa mýlite – aj my sme „iba“ ľudia.


Foto: Marian Pavúk Paulini & Tereza Kováčiková

Marian Pavúk Paulini

[Akt. známka: 0,00 / Počet hlasov: 5] -      + 

Pridať nový komentár

zdeno 07.08.2007 08:35:39

ahoj, je to vivisekce , teda pitva za ziva. --- zda se mi to byt napsane jen z jednoho uhlu pohledu.tak trochu pesimisticke a odrazujuce, coz neni az tak uplne pravda. --- ale jinak souhlasim, nemuzeme prezentovat jen to krasne a je treba poukazat i na problemy a potize. --- mam zkusenosti s jinym webem, kde snaha o dokonalost a snaha ukazat jen to nejlepsi, ten web dokonale zabila. ahojz

Reagovať

fero 07.08.2007 09:11:58

beriem tento článok, ako naražku na veci, ktoré sme riešili minulí týždeň a nemienim to rozoberať na verejnosti. naša akcia má svoj cieľ a je dobrovoľná, kto chce sa na nej zúčastniť ma otvorené dvere samozrejme organizátor je len jeden. začínam mať pocit, že ste skupinka ktorým sa dá veľmi ťažko vyhovieť. fero

Reagovať

marian pavúk paulini 07.08.2007 09:42:26

cieľ článku

na začiatku by som chcel zdôrazniť, že tento článok nie je proti nikomu, ale je pre všetkých. fotky sú iba ilustračné a popísané javy by som v pohode mohol nájsť na kopu iných neželezničných akciách, ktoré som buď organizoval, alebo sa ich zúčastnil. páni, poprosil by som vás, aby ste odhodili vzťahovačnosť a skúsili sa na tento problém pozerať z odstupu... ps: fero článok som písal cca pred dvoma mesiacmi a rozhodne nie po našom rozhovore v piatok a veľmi som najprv váhal, či ho uverejniť, takže pred dvoma mesiacmi ho dostali chalani v ba na skritizovanie... a termín zverejnenia sa neposúval, ja mám cca mesiac dopredu prichystané články v redakčnom systéme... k napísaniu článku ma vyburcovali ponosy účastníkov a organizátorov ako v bojniciach, tak na rendezy, vlastné skúsenosti s organizovaním a našou sebareflexiou po modre....

Reagovať

Pridať nový komentár